Statuts de l'AFBOT

Titre 1er. – Dénomination et siège social

Art. 1er. L’association est dénommée «Association francophone belge d’oncologie thoracique». Elle pourra utiliser l’abréviation : «A.F.B.O.T.»

Art. 2. Le siège social de l’association est établi à 1380 Ohain, chemin du chêne aux renards 36 et ressort de l’arrondissement judiciaire du Brabant wallon, canton judiciaire de Nivelles. Il peut être transféré par l’assemblée générale en suivant les règles requises pour une modification de statuts et décrites dans les statuts.

Titre II. – Objet et durée

Art. 3. L’association a pour objet :
Toute action qui a trait à l’étude et à la propagation des connaissances scientifiques en rapport direct ou indirect avec les cancers du système respiratoire et du thorax.

Ses objectifs sont notamment :

• d’encourager, de soutenir et de promouvoir la formation continue en oncologie thoracique;
• d’encourager et d’organiser le rapprochement des médecins, des chercheurs et de toutes les personnes qui sont actives dans le domaine de l’oncologie thoracique;
• de promouvoir la recherche clinique et fondamentale en oncologie thoracique;
• de récolter, analyser et propager les connaissances scientifiques en oncologie thoracique;
• de soutenir et promouvoir l’oncologie thoracique comme une activité multidisciplinaire et de développer des relations avec les autres sociétés scientifiques et avec les autorités publiques compétentes.

Elle pourra organiser tout événement utile à la collecte des fonds nécessaires à son activité.

Art. 4. L’association est constituée pour une durée indéterminée.

Titre III. – Associés

Art. 5. L’association comprend des membres effectifs et adhérents.
Les membres effectifs disposent des droits les plus larges au sein de l’asbl, comme par exemple l’accès aux documents comptables et le droit de vote. Leur nombre minimal est de quatre et les noms sont repris dans un registre des membres qui se trouve au siège de l’association.
Sont acceptés comme membre effectif les titulaires d’un des diplômes suivants : docteur ou master en médecine (dans une université belge ou étrangère) ; bachelor, master ou docteur dans une discipline proche. Le conseil d’administration a également le droit d’accepter comme membre effectif toute personne qu’il juge digne d’obtenir le titre et précise sa décision et motivation dans un procès-verbal de réunion avant d’en informer l’intéressé.

Les membres adhérents sont acceptés par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration essentiellement au titre de membre d’honneur. Ils peuvent participer aux assemblées générales mais n’ont pas de droit de vote.

Art. 6. Adhésion, exclusion et démission d’un membre
La personne qui souhaite devenir membre en fait la demande écrite au conseil d’administration qui l’analyse conformément aux dispositions de l’article 5 des statuts.
L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. Le membre exclus ne peut exiger un remboursement de cotisation.
La démission adressée par un membre au conseil d’administration ne peut jamais lui être refusée. La démission doit être adressée par écrit et la cotisation de l’année reste due et ne fera l’objet d’aucun remboursement.

Titre IV. – Cotisations

Art. 7. Les membres sont redevables d’une cotisation annuelle fixée à maximum 500 euros. Le montant annuel à payer est fixé par l’assemblée générale, sur proposition du conseil d’administration.

Titre V. – Assemblée générale

Art. 8. L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par le président du conseil d’administration. Si celui-ci est excusé ou absent, la réunion est présidée par une personne désignée par l’assemblée générale.
Elle se réunit au moins une fois l’an pour approuver les comptes de l’année écoulée, pour l’approbation du budget de l’année suivante et pour se prononcer sur la décharge aux administrateurs. La réunion a lieu dans les six mois après la clôture de l’exercice social dans un lieu précisé dans l’invitation.
Un membre peut se faire représenter par un autre membre à l’assemblée générale. Un membre ne peut représenter qu’un autre membre. La procuration doit être faite par écrit.
A chaque réunion, elle élit un bureau composé, outre du président, d’un secrétaire et de deux scrutateurs.

Art. 9. L’assemblée générale est notamment seule compétente pour :

1. modifier les statuts ;
2. nommer et révoquer les administrateurs ;
3. nommer et révoquer les commissaires et déterminer leur salaire au besoin ;
4. la décharge aux administrateurs et aux commissaires ;
5. approuver les budgets et les comptes annuels présentés par le conseil d’administration ;
6. la dissolution volontaire de l’association
7. l’exclusion d’un membre de l’association ;
8. tous les cas où les statuts l’exigent.

Art. 10. L’assemblée générale se réunit après une décision du conseil d’administration chaque fois que le but de l’association le demande. Les convocations pour l’assemblée générale doivent, pour être valables, être signées ou envoyées par le président ou par une personne désignée par le conseil d’administration. Tous les membres effectifs doivent être convoqués par lettre normale, par mail ou par lettre recommandée au moins huit jours avant la réunion.

Art. 11. Le conseil d’administration est obligé de convoquer une assemblée générale quand 1/5 des membres effectifs en fait la demande au conseil d’administration par lettre recommandée dans laquelle les points à traiter sont mentionnés. Le conseil d’administration est obligé de convoquer l’assemblée générale endéans les 15 jours avec mention à l’ordre du jour des points à traiter.
La convocation indique jour, heure et date de la réunion et comprend l’ordre du jour qui est fixé par le conseil d’administration. Chaque proposition qui est donnée par un vingtième des membres effectifs doit être mise à l’ordre du jour. Cette proposition doit être signée par un vingtième des membres et remise au conseil d’administration au moins deux jours avant la réunion. Les sujets qui ne sont pas mis à l’ordre du jour ne peuvent être traités.

Art. 12. Sans préjudice de l’article 13, les résolutions sont prises à la majorité simple des membres présents et/ou représentés sans tenir compte du nombre de membre présents et/ou représentés. Les abstentions et voix non valables ne sont pas prises en compte. En cas de partage, la voix du président de l’assemblée ou de celui qui préside la réunion, est prépondérante.
Chaque membre dispose d’une voix à l’assemblée générale.

Art. 13. L’assemblée générale ne peut valablement statuer sur une modification de ses statuts que si l’objet de celle-ci est spécialement indiqué dans l’ordre du jour de la convocation et si deux tiers des membres de l’assemblée sont présents. Si le nombre n’est pas atteint à la première réunion, une seconde réunion peut être convoquée et elle pourra délibérer valablement quelque soit le nombre de membres présents ou représentés. Cette seconde réunion doit se faire au moins 15 jours après la première réunion. Chaque modification de statut exige en outre une majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées pour la première comme pour la deuxième assemblée générale. Si la modification porte sur l’objet de l’association, elle ne peut être adoptée qu’à l’unanimité des membres présents ou représentés. Des abstentions et des voix nulles ont la valeur d’une voix contre.
En cas de dissolution volontaire de l’association, les règles sont les mêmes que celles décrites pour la modification du but de l’association.
Une majorité des deux tiers des voix est exigée pour l’exclusion d’un membre. Les abstentions et les voix non valables ont la valeur d’une voix contre. L’exclusion d’un membre doit figurer sur l’ordre du jour et le membre doit être invité pour pouvoir se défendre.

Art. 14. Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés par le président et un administrateur au moins. Tout membre qui en fait la demande peut signer un procès-verbal de réunion. Ce registre est conservé au siège social de l’association. Tous les membres peuvent le consulter après demande écrite au conseil d’administration, mais sans déplacement du registre.
Les décisions de l’assemblée générale seront éventuellement portées à la connaissance des tiers concernés par les soins du conseil d’administration.

Titre VI. – Conseil d’administration

Art. 15. L’association est gérée par un conseil d’administration composé de 4 personnes au minimum et 8 personnes au maximum. Les membres du conseil d’administration sont choisis par l’assemblée générale parmi les membres effectifs et ce pour une période renouvelable de deux ans et pour un maximum de 8 ans. Le conseil d’administration essaiera de rassembler différents spécialistes dont des pneumologues ayant la compétence en oncologie thoracique, un(e) anatomopathologiste, un(e) radiothérapeute, un(e) oncologue et un(e) chirurgien(ne). Si aucun administrateur n’est trouvé ou élu parmi une spécialité souhaitée, une autre spécialité peut prendre la place. L’assemblée générale choisit parmi les administrateurs un président. Le président ne peut être désigné que s’il a déjà été membre effectif pendant 2 années. Le mandat de président est de maximum deux ans et ne peut être renouvelé. Au moins un administrateur doit provenir du monde non-académique. En cas d’absence du président, ses fonctions sont remplies par le plus âgé des administrateurs présents. Le mandat d’administrateur est non rémunéré.

Art. 16. Le mandat des administrateurs prend fin par révocation par l’assemblée générale, par démission volontaire, par la fin du mandat ou par le décès. Tous les deux ans, l’administrateur sollicite par mail auprès du Président la reconduction de son mandat. Un administrateur peut en tout temps donner sa démission sur base volontaire par une lettre adressée au conseil d’administration. La démission prend cours immédiatement sauf si le nombre d’administrateurs minimum est en-dessous du nombre minimal statutaire. Dans ce cas, le conseil d’administration doit réunir une assemblée générale endéans les deux mois, qui devra pourvoir au remplacement de l’administrateur démissionnaire pour la durée du mandat restant et le prévenir par écrit.

Art. 17. Le conseil d’administration gère l’association et la représente dans ses droits aussi bien en son sein qu’à l’extérieur. Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association, à l’exclusion de ceux qui sont réservés par la loi à l’assemblée générale. Il représente l’association et agit en tant que partie demanderesse ou défenderesse dans toutes les procédures juridiques et décide de l’utilisation ou non de recours juridiques.
Le conseil d’administration a également le pouvoir de nommer et révoquer le personnel de l’association.
Le conseil d’administration exerce ses fonctions comme un collège.
Un administrateur peut se faire représenter à une réunion du conseil d’administration par un autre administrateur à condition de remettre une procuration écrite. Un administrateur ne peut représenter qu’un autre administrateur.
Le conseil d’administration ne peut décider valablement que si au moins la moitié des membres sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents et représentés. Les abstentions et les voix non valables ne sont pas prises en compte dans le jugement. En cas de partage de voix, la voix de celui qui préside la réunion est prépondérante.

Art. 18. Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président ou de deux administrateurs.
Pour être valable, les convocations pour la réunion du conseil d’administration doivent être envoyées ou signées par le président ou deux administrateurs. Tous les administrateurs sont convoqués par lettre normale ou par envoi recommandé, par mail ou par fax, au moins 5 jours avant la réunion. En cas d’urgence, on peut changer ce délai, à la condition que tous les administrateurs soient d’accords.
Les réunions du conseil d’administration sont présidées par le président. En cas d’empêchement ou d’absence, il sera présidé par la personne désignée par le conseil d’administration.

Art. 19. Le conseil d’administration peut transmettre certaines compétences et tâches à un ou plusieurs administrateurs ou à toute autre personne, qui est ou n’est pas membre de l’association.
Leur nomination et leur révocation se font par le conseil d’administration.
La fin du mandat de cette personne peut également se faire sur base volontaire et la démission présentée par écrit au conseil d’administration.
Sans changement du pouvoir général de représentation du conseil d’administration comme collège, l’association est toujours représentée par l’action commune de deux administrateurs dont le président.
Des personnes mandatées pour des missions spécifiques peuvent exercer leurs compétences séparément ou conjointement.

Art. 20. La gestion journalière incombe au conseil d’administration. Celui-ci peut cependant déléguer cette dernière à une tierce personne, administrateur ou pas.
Sa nomination et sa révocation se font par le conseil d’administration. La cessation de la fonction de gestionnaire journalier peut également se faire sur base volontaire par démission écrite au conseil d’administration.
La gestion journalière est décrite comme les actions et opérations qui sont nécessaires à l’activité journalière de l’association ou par leur importance moindre et en cas de nécessité d’une solution rapide, ne justifiant pas l’intervention du conseil d’administration.
Pour la représentation externe de la gestion journalière, un administrateur journalier peut agir seul.

Titre VII. – Règlement d’ordre intérieur

Art. 21. Le conseil d’administration propose à l’assemblée générale l’adoption d’un règlement d’ordre intérieur. Le règlement ainsi que ses modifications ultérieures pourront être adoptés par une majorité simple des membres présents ou représentés à l’assemblée générale.

Titre VIII. – Exercice social

Art. 22. L’exercice social commence le 1 janvier et se termine le trente et un décembre de chaque année.

Art. 23. Lors de chaque assemblée générale statutaire, le conseil d’administration soumettra à l’assemblée générale les comptes pour l’année écoulée ainsi qu’un budget du prochain exercice. L’assemblée générale décide après la décharge des administrateurs.

Titre IX. – Dissolution

Art. 24. En cas de dissolution volontaire de l’association, l’assemblée générale, ou par défaut le tribunal, nomme un ou plusieurs liquidateurs. Elle détermine également leurs compétences ainsi que les conditions de liquidation.
L’actif sera, après annulation du passif, transmis à une association avec des objets similaires sur le plan médical, indiquée par l’assemblée générale.

Titre X. – Conclusions

Art. 25. Tout ce qui n’est pas prévu par les présents statuts est réglé conformément la loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 2 mai 2002 et par toute modification ultérieure d’application.